Da es scheinbar Bedarf für OO-Vorlagen gibt und "OpenOffice" selbst keine Briefvorlagen mitliefert, habe ich zwei Vorlagen mit Adressfenster für private und geschäftliche Zwecke entwickelt, die sich sicher leicht anpassen lassen.

Das Problem ist so alt wie Office selbst. Schon unter MS-Word gab es nur einen unbrauchbaren Brief Assistenten. Die Ergebnisse wirkten alles andere als schön. "Open Office" verzichtet seltsamerweise vollkommen auf Vorlagen. Eine eigene Vorlage für Serienbriefe zu entwickeln, die vernünftig aussieht und die Adresse im Sichtfenster von DIN-Umschlägen richtig darstellt, ist kompliziert und nimmt viel Zeit in Anspruch.

Vorlage 1 - Die private

Für den privaten Briefverkehr reicht einen einfache Vorlage. Trotzdem sollten alle wesentlichen Informationen enthalten sein. Die Vorlage verwendet den OO-Standardfont "DejaVus" serif und non serif. Außerdem wird Windings benötigt. Eigentlich könnte man einige Felder automatisiert mit den Benutzerangaben aus der Konfiguration darstellen. Aus zwei Gründen habe ich drauf verzichtet Feldbefehle zu verwenden. Erstens tragen die Meisten noch nicht mal ihren Namen in Benutzeroptionen von OO ein. Zweitens wäre die Vorlage auf anderen Rechnern und mit einer anderen Konfigurationen nicht nutzbar. So muss man die Angaben nur einmal austauschen und die Vorlage abspeichern.

Download: briefpapier-privat.odt

Der ranzige Minderheitenbrowser namens Internet Explorer will ".odt"-Dateien als ZIP-Archiv öffnen. Schlimmer noch... der IE will sie partout mit der Endung "ZIP" abspeichern. Benutzer des Internet Explorers ziehen sich bitte die Datei briefvorlagen.zip und entpacken das Archiv auf dem Desktop.

Da man ja nicht nur Briefe schreibt, habe ich noch eine passende Vorlage für Konzepte usw. gebastelt. Download: konzept-privat.odt

Die Schriftvorlagen für den Fließtext und die Überschriften sind so gewählt, dass sie harmonisches Schriftbild ergeben.

Vorlage 2 - Die geschäftliche nach DIN 676

Geschäftsbriefe benötigen noch eine Zeile mit Angaben zum Vorgang. Die Seitenabstände und Positionen der Elemente sind genormt. Unvollständige Angaben können schnell zu einer Abmahnung führen.

Bei der Vorlage für das fiktive Tauchcenter "Cowfish" muss eigentlich nur das Logo ausgetauscht werden. Als Format für das Logo empfiehlt sich PNG oder SVG.

Ob die Angaben (wie im oberen Beispiel) in die Fußzeile kommen oder rechts neben das Adressfeld stehen, ist Geschmacksfrage.

Download: briefpapier-firma.odt

Die Vorlagen anpassen

Wenn Open Office richtig installiert ist, dann müssten sich die Vorlagen direkt aus dem Browser heraus öffnen lassen. Leider sind sie dann manchmal schreibgeschützt. Daher sollte man sie einfach auf dem Desktop abspeichern. Die wesentlichen Elemente sind an der Kopf und Fußzeile verankert, so dass sie auf jeder neuen Seite erscheinen. In allen Vorlagen reicht es, die Schriftvorlagen "Standard" und "Absender" zu verändern um Font und Schriftgröße anzupassen. Die Elemente verschieben sich dadurch nicht. Nachdem die Absenderinfos angepasst wurden, kann man sie zusätzlich noch sperren, um ein versehentliches Verschieben zu verhindern.

Tipp: Es kann manchmal mühsam sein, die Rahmen richtig zu positionieren. Entweder passt man den Rahmen über das Kontextmenü an, indem man die Werte per Hand eingibt oder man benutzt ALT- und die Cursor-Tasten um die Elemente punktgenau zu verschieben.

Wenn die Vorlage steht, dann muss sie noch abgespeichert werden. Dazu ruft man unter Datei-»Dokumentenvorlage-»speichern einen Dialog auf. Dort gibt man der Vorlage einfach einen Namen und speichert. Danach kann man seine Briefvorlage über Datei-»Neu-»Vorlagen-und-Dokumente aufrufen. Die Vorlagen befinden sich normalerweise im im Ordner "OpenOffice.org2" im Anwenderverzeichnis. Unter Linux im versteckten "/home/USER/.openoffice.org2/user/template". Unter Windows in "/Dokumente und Einstellungen/USER/Anwendungsdaten/OpenOffice.org2/user/template".

Serienbriefe

Leider bringt OO zwar eine Datenbank für Bibliografie mit aber keine für Adressen. Unter ubuntu kann man zumindest direkt auf die Adressen von Evolution zugreifen. Das Einrichten einer Datenquelle, die auf ODBC oder MYSQL zugreift, ist auch eher eine Kunst für sich. Hat man die Datenquelle jedoch einmal verfügbar, dann ist das Einfügen von Serienbrief-Feldern allerdings sehr einfach. Mit F4 kann man die Datenquellen sichtbar machen. Dort sucht man die Tabelle mit den Adressdaten. Nun kann man einfach die gewünschten Spalten per "Drag and Drop" an die Position ziehen, an der das Serienbrief-Feld erscheinen soll.

Weitere Vorlagen für Word, sowie Informationen über DIN Normbriefe und elektronische Rechnungen findet ihr hier.

http://www.anrainer.de/anrainer/downloads.html

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26 Kommentar(e)

Stefan Schill schrieb am 26 Feb. 2010 um 19:31 Uhr 

Open Officer schrieb am 08 Jan. 2010 um 11:14 Uhr 

Hartmut schrieb am 07 Mai 2009 um 10:06 Uhr 

Schoschie schrieb am 16 Apr. 2009 um 12:37 Uhr 

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